Mythe 2: RPA – aanzienlijke kosten voor software en infrastructuur

In de reeks “11 RPA mythes ontkracht”

Mythe 2: Robotic Process Automation (RPA) vergt aanzienlijke investeringen in software en infrastructuur alvorens te kunnen starten.

In de vorige post (mythe 1) hebben we het idee ontkracht dat processen eerst geoptimaliseerd moeten worden alvorens ze voor RPA in aanmerking kunnen komen.  Dat betekent dat een duur en lang voortraject alvast vermeden kan worden.  Een volgend belangrijk punt zijn de kosten voor RPA software en infrastructuur.

Onduidelijkheid omtrent kosten voor hard- en software

Daarmee zijn natuurlijk nog niet alle hinderpalen van de baan.  In een eerste kennismakingsgesprek met nieuwe klanten komt steevast dezelfde vraag aan bod.  “Wat moet deze nieuwe technologie niet kosten aan hard- en software?”  De schrikbeelden die daarmee gepaard gaan, zijn vaak te wijten aan oude informatie.  Ook implementatiepartners die niet 100% transparant zijn of een opzet voorstellen die de behoeften van de klant overstijgt, verhogen nodeloos de drempel.  Tenslotte zijn ook de verkopers van de software zelf vrij karig met informatie op hun website.

Prijzen RPA-software fors gedaald

Laat ons eerst even inzoomen op die “oude” informatie.  Bij de opkomst van RPA in onze contreien, ergens vanaf 2015, waren opstartkosten van 100.000,- € en meer geen uitzondering.  Voor de klanten was er vaak de verplichting om meteen 10 licenties of meer aan te kopen.  Daarnaast hoorde ook een engagement voor verschillende jaren tot de geplogenheden.  Eind 2019 liggen de kaarten echter helemaal anders.  Ere wie ere toekomt: van de grote spelers was het UiPath die de knuppel in het hoederhok gegooid heeft, in eerste instantie met een gratis community versie, naderhand ook met scherpe licentieprijzen.  Andere grote spelers zoals Automation Anywhere en BluePrism hebben deze tendens gevolgd.  De klant kan er maar wel bij varen.  Naast de gratis proefversies, kan je voor 5 à 10.000,- € per jaar al aan de slag met een mooie professionele set-up.

Voorzichtig starten staat opschalen later niet in de weg

Dat brengt ons bij het tweede punt, het correct afstemmen van de software op de behoeften.  Een beetje afhankelijk van de aard en de cultuur van de organisatie, kiezen sommige bedrijven meteen voor een massale uitrol van RPA.  In onze ervaring opteert een meerderheid echter voor een stapsgewijze aanpak.  Dit is perfect mogelijk.  Een correcte implementatiepartner zal ervoor zorgen dat de eerste scripts draaien op een basis set-up.  Tegelijkertijd waakt hij erover dat opschalen naderhand en componenten hergebruiken, ingebakken zit in de aanpak van bij de start.

Types licenties

Goed om weten is dat de grote 3 gelijkaardige pricing modellen aanhouden.  Kortweg komt het erop neer dat je een jaarlijkse licentiekost betaalt per bot, zonder beperking op het aantal scripts of runs per script.  Bij kleinere spelers komen er nog varianten voor, zoals een prijs per script, of pay-per-use modellen.

Flexibel qua infrastructuur

De infrastructuur dan.  Ook hier niets om je door laten af te schrikken.  Om te beginnen zijn bots helemaal niet kieskeurig wat hun infrastructuur betreft.  Desktop, client-server, virtueel, cloud,… alle types oplossingen zijn mogelijk.  In de eenvoudigste opzet volstaat een lokale installatie op een standaard PC of laptop dus.  Zodra het aantal scripts begint toe te nemen, komt een server installatie de beheerbaarheid ten goede.  Opnieuw zijn de technische vereisten eerder bescheiden.

Overige kosten?

Hiermee hebben we aangetoond dat kosten voor RPA software en infrastructuur geen belemmering mogen vormen om een automatisatie project op te starten.  Een andere kost om rekening mee te houden, valt buiten de scope van deze bijdrage.  Dat is het bouwen van het eigenlijke RPA script. Indien je hier een beter zicht wil op krijgen, verwijzen we je graag naar de kostencalculator onderaan dit bericht.  Op 3 minuten en mits het invullen van een 6-tal vragen, krijgt u meteen een idee van de kostprijs van jouw project.

Volgende aflevering: Mythe 3 “Voortdurende wijzigingen aan de user-interface leiden tot hoge maintenance kosten voor RPA-scripts”

Bereken zelf de kosten!