De uitdaging
Het correct registreren en aanmaken van uitgaande facturen voor de klanten van Fluxys is een tijdrovend proces dat gepaard gaat met heel wat data-input (in SAP) waarbij het traject afhankelijk is van volledige en correcte invoer van gegevens door de aanvrager en waarbij ook een validatie-traject door de hiërarchie doorlopen moet worden.
De oplossing
Vanuit de databot krijgt de aanvrager een formulier ter beschikking gesteld waarin al een maximaal velden vooraf zijn ingevuld of beperkt tot het aantal toegestane mogelijkheden. Naarmate het formulier verder wordt ingevuld, worden automatisch velden al dan niet verplicht gemaakt en verder opgevuld met de beschikbare opties op basis van gegevens vanuit het ERP-systeem (SAP). Een volledige aanvraag wordt door de bot doorgestuurd ter ondertekening aan de hiërarchisch verantwoordelijke via Docusign. Na validatie wordt de factuur aangemaakt in het ERP-systeem. Hiervoor maken we gebruik van het Microsoft Power Platform (Microsoft Power Automate en Microsoft Power Apps) in een Low Code oplossing
Het resultaat
Uiteraard levert de nieuwe werkwijze een mooie besparing op het manuele input werk op. Het proces betekent echter ook een mooie besparing in de doorlooptijd van de facturatie, omdat de aanvrager meteen alle nodige in correcte gegevens verstrekt in een gebruiksvriendelijke app. Tenslotte wordt het proces ook veel beter traceerbaar en controleerbaar, wat de transparantie ten goede komt.
